Office 365 es la suite completa de Microsoft para tener tu oficina virtual sin gastar ni un peso en licencias o hardware.
La solución común para empresas grandes y medianas era comprar licencias de Office para todos lo trabajadores que necesitan ocupar Word, excel o Powerpoint. Por el lado del correo se necesitaba comprar un servidor donde instalar Exchange y por supuesto un experto encargado de administrar y monitorear el servicio. El despliegue de todo este conjunto de software, hardware y servicios podía tomar desde días a semanas (hasta que estuviera todo caminando).
En el caso de las pymes y mypes el tema del correo era un poco mas simple (pero no siempre satisfactoria), ya que la solución mas fácil era contratar un hosting que tuviera el número suficiente de cuentas de correo para todos los miembros de la organización.
Las licencias de Office eran perpetuas y amarradas a un equipo, lo mismo pasaba con los correos electrónicos e información que almacenábamos en nuestros equipos. En caso que quisiéramos tener acceso a nuestros correos se debía configurar algún tipo de acceso remoto al servidor de correos (VPN por ejemplo).
Todo esto esta cambiando con las tecnologías en la nube, los servicios están permitiendo agilizar la disponibilidad de la información y como resultado de esto se agilizan y mejoran procesos de negocio de las organizaciones.
Office 365 es un nuevo enfoque para las oficinas de pequeñas, medianas y grandes de empresas, esto debido a que dentro de la plataforma se presenta un conjunto de servicios que nos permiten tener acceso en todo momento a nuestra información, contactos, colaboradores, correo electrónico y tener puntos de colaboración, interacción y trabajo en la nube.
Dentro de la suite podemos encontrar:
Exhange: La conocida solución de correo electrónico y calendario
Lync: Es un servicio de mensajería unificada (IM) que permite comunicarnos en todo momento con nuestro grupo de trabajo (disponible en Windows, IOS y Android)
Sharepoint: La solución para portales Web Intranet, gestión de archivos y documentos, Colaboración, sitios web públicos (.cl .com o cualquier otro) y business intelligence (entre otros). SharePoint es una solución que nos permite desarrollar aplicaciones, por lo que podríamos crear soluciones de apoyo al negocio y publicarlas en SharePoint, sin tener que comprar nuevos servidores.
Skydrive: La solución de almacenamiento en la nube de Microsoft (competencia Dropbox, Box, Google drive), que está muy integrado con el resto de los servicios, por lo que nos permite automáticamente guardar nuestros archivos en Skydrive o compartirlos con otros usuarios, generando un punto de almacenamiento para nuestro trabajo colaborativo y tener nuestros archivos siempre disponibles.
Office: También podemos tener acceso a descargar la típica suite de Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.) que anteriormente se compraba (no todos los planes lo traen), además se presenta una solución de las aplicaciones pero en su versión web, es decir no necesitamos descargar e instalar software cada vez que necesitemos tener acceso a un documento, podemos editar nuestros archivos en cualquier PC y luego almacenarlos en Skydrive o SharePoint. Otro punto importante de destacar es que con versiones anteriores de Office la licencia estaba asociada a un equipo, acá podemos instalar el software completo de Office hasta en 5 equipos y no existe la licencia, sino que debemos "logearnos" con nuestra cuenta de usuario de Office 365 (que tiene configurado los permisos de uso en la plataforma, eso lo hace el administrador cuando crea la cuenta)
La gran diferencia de esta versión de Office 365 con anteriores versiones del producto es que todo es arrendando, es decir pagamos mensualmente el acceso a todas características y software disponible, en caso que no necesitemos mas de los productos o servicios simplemente terminamos el servicio y dejamos de pagar, no nos quedamos con licencias o el producto.
Para nuevas empresas es una gran oportunidad de agilizar el inicio de operación, ya que si tenemos nuestro dominio comprado, solo debemos configurar el DNS apuntando hacia los servicios de Microsoft (configuración que es muy simple) y ya tendríamos nuestro sitio web público (www.tusitio.cl), intranet para proyectos y colaboración, correos electrónicos y calendario, espacio en la nube para guardar documentación, aplicación de comunicación interna con Lync (muy parecido al conocido messenger). Toda nuestra oficina virtual, disponible las 24 horas, en cualquier lugar que estemos y lo mejor de todo es que todo es administrador y mantenido por Microsoft, sin tener que preocuparnos por caídas o problemas del servicio.
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